Användarvänlig tidsrapportering

Många företag brottas med problemet med att få sina anställda att rapportera den arbetade tiden korrekt. Särskilt viktigt är ofta detta i verksamheter där arbete sker i olika projekt, eller där en kund ska debiteras för tiden. Det är också viktigt att ha en korrekt rapportering när det gäller att planera företagets resurser, för att dessa ska utnyttjas på bästa sätt. Korrekt information ger också korrekt statistik och en bättre överblick när verksamheten ska utvärderas. För att få en så korrekt rapportering som möjligt krävs ofta att det verktyg som används är så användarvänligt som möjligt. För att undanröja hinder för rapporteringen är det viktigt att verktyget inte är för komplicerat och att rapportering inte är allt för tidskrävande. Det är också viktigt att det är enklare att rapportera rätt än att rapportera fel. Detta uppnår man oftast enkelt med ett mer användarvänligt system. Användarvänlighet kan också handla om flexibilitet: att kunna rapportera i ett webbaserat verktyg eller i en app gör det möjligt att rapportera var man än befinner sig. Detta medför att rapporteringsfrekvensen, i de flesta fall, oftast ökar då processen upplevs mycket enklare och mer tillgänglig.

Säkrare data med tydligare rapportering

När ett verktyg för rapportering av tid är tydligt, minskar också risken för att felaktiga data matas in. Detta minskar i sin tur risken för att den statistik man tar ut är felaktig eller missvisande. Statistiken kan användas både för att fördela resurser eller arbetskraft i verksamheten, för att uppnå bästa effektivitet, och även för att analysera projekts tidsåtgång när detta ska faktureras vidare till en kund. Statistik används också i ett flertal analyssammanhang, som till exempel vid budget och kalkyler. Det är därför viktigt att kalkylerna baseras på faktiska och korrekta data. Det kan också handla om något så grundläggande som att korrekt rapporterad tid resulterar i korrekt utbetalad lön för den enskilde anställde, vilket både företag och anställd tjänar på. Felaktigt utbetald lön skapar ökade kostnader i form av arbetstid för korrigering.

Förbättrad arbetsmiljö och ökad effektivitet

Om tidsrapporteringen är snabb och enkel, ökar det följaktligen medarbetarens benägenhet att rapportera oftare, snarare än att spara all tidsrapportering till ett och samma tillfälle, något som kan öka risken för felregistreringar. Att inte behöva rapportera sin tid i ett system som är ologiskt, tidskrävande och frustrerande förbättrar avsevärt arbetsmiljön för de anställda, och rapporteringen görs mer korrekt och i linje med gällande deadlines. Det finns ett flertal olika varianter på system för tidsrapportering, och det som passar bäst i en verksamhet kanske inte alls är det mest lämpliga i en annan. Beroende på om tid ska rapporteras på projekt eller andra aktiviteter, hur ofta tiden bör rapporteras och var, kan olika typer av system vara aktuella. Gemensamt för dem bör dock vara en grundläggande användarvänlighet och ett intuitivt gränssnitt som gör det enkelt att göra rätt. Att rapportera sin arbetade tid ska vara enkelt och gå snabbt och systemet eller verktyget som används ska vara enkelt att lära sig oavsett IT-vana eller förkunskaper.