Service, Underhåll, inspektion och reparation med stöd av ett Ärendehanterinssystem

Med Nilex Ärendehanteringssystem har ni ett stöd i verksamheten för att uppnå era mål för en effektiv hantering av era serviceärenden.

En maskin eller ett system som inte alls  fungerar eller inte fungerar utan problem kostar pengar och kan skada företagets rykte. Det är viktigt att sköta eftermarknaden för maskiner och system och därför krävs det att service arbetet utförs strukturerat och effektivt. Om det är planlagt underhåll, inspektion eller oplanerade reparationer är inte viktigt. Med ett Ärendehanteringssystem bestående av flera funktioner/moduler kan man använda sig av processorienterade arbetsflöden och uppnå en hög servicenivå och den viktiga kundnöjdheten.

Att sköta eftermarknaden strukturerat och effektivt för maskiner, system och anläggningar är en viktig del i verksamheten och som ger både merförsäljning och en starkare kundlojalitet. Eftermarknaden omfattar alla varor och tjänster som levereras eller tillhandahålls efter det ursprungliga köpet av ett primärt objekt. Att den ger möjligheter till extra intäkter är viktigt och den är heller inte utsatt för den konkurrens som råder på primär marknaden.

Ärendehanteringssystemet skall vara den centrala plattformen för tjänster och vara flexibel och process orienterad. I den kan man dokumentera kraven för alla områden oavsett om det handlar om underhåll, besiktning eller reparationer som måste utföras med kort varsel.

Analys och utvärdering av den service och tjänster som har tillhandahållits, använd tid och material, ekonomiska och personella resurser säkerställer viktig transparens. I ett Ärendehanteringssystem är detta möjligt med några klick som stöds av fördefinierade standarder rapporter. Erhållen data kan sedan utvärderas ur olika perspektiv och tidsdimensioner. För att behålla den erhållna kunskapen bör den sparas  i verksamhetens Kunskapsbank. Detta är effektivt sätt för resurskontroll och att hantera vunnen kunskap.
Ett enhetligt koncept för arbetsflöde innebär att processer för eftermarknaden inte är isolerade utan som kan planeras och organiseras som en övergripande tjänst i verksamheten. Detta innebär att du får samma perspektiv som kunderna som i första hand ser det som en order som skall utföras snabbt och effektivt och inte hur den är organiserad i bakgrunden. Dessutom finns det användbara automatiseringar som kan påskynda och säkra process standards.

När kunder har problem med en maskin, system eller tjänst vänder de sig till First Level Support och då vill de framför allt ha snabb hjälp. Med ett ärendehanteringssystem kan den som ringer snabbt identifieras. All kundrelevant information visas för supportmedarbetaren och kombineras i en kundspecifik process. Om förfrågan tas emot via telefon, chatt, e-post, portal eller nätverk har ingen betydelse. Med förkonfigurerade checklistor kan First Level Support snabbt sammanställa och strukturera meddelandet. Om kundens förfrågan inte kan besvaras utan hjälp kan medarbetaren överföra relevant information om problemet i digital form till interna kolleger eller externa tjänsteleverantörer. Hanteringen av det anmälda problemet kan på så sätt utföra utan dröjsmål.
Medarbetare i den mobila yttre servicetjänsten uppfattas av kunden som representanter för sitt företag. Med ett ärendehanteringssystem har ni alltid all information som krävs för en snabb och effektiv hantering av det anmälda problemet. Frågor till huvudkontor eller kollegor i lager, produktion eller andra områden är möjliga i realtid via systemet liksom tillhandahållande av filer och dokument. Medarbetare i den mobila yttre servicetjänsten kan också komma åt den centrala kunskapsdatabasen och också lägga till data i den, så att all kunskap permanent är tillgängligt för verksamhetens medarbetare.

Tillgång till det centrala systemet görs via mobila enheter. Arbetsrapporten skapas automatiskt under aktiviteterna på plats och tids- och materialåtgång dokumenteras exakt och utan manuella inmatningar. Detta innebär att medarbetaren i den mobila yttre servicetjänsten sparar mycket tid och inmatningar och luckor i dokumentationen undviks också. Kunderna får den digitala servicerapporten när service medarbetaren tackar för sig med ett handslag och huvudkontoret får svaren av service medarbetarna innan de är tillbaka i företaget eller på väg till nästa kund. Efterföljande registrering av loggar och rapporter är inte längre nödvändig, eftersom dessa registreras och aggregeras direkt i serviceprocessen. Fakturagenerering går lika snabbt och enkelt: Grunden är de mobila registrerade tjänsterna, tiderna och arbetsutrustningen, som kan utvärderas och sammanfattas för faktureringssyfte enligt vilken period som helst (t.ex. uppdrag, månad, kvartal, etc.). Detta kräver inte bara avsevärt kortare handläggningstider, utan också betydligt bättre utvärdering och optimering av tjänsteprocesser som givetvis också måste konsolideras för orter eller kunder. En annan fördel: En fullständig historik över dess delars livslängd, användningsintensitet etc. kan genereras för varje leverantör med ett klick. Detta möjliggör faktabaserade förhandlingar och måldiskussioner och ökar transparensen på båda sidor.